SAP-Datenarchivierung ist der Vorgang, bei dem alte Daten aus  Produktionssystemen in Archivdateien innerhalb einer Speicherumgebung verschoben werden.

SAP Information Lifecycle Management

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Besonders in Zeiten immer komplexer werdender Big Data und Systemlandschaften sind Datenschutz, Datensicherheit und Datenarchivierung für Unternehmen aller Branchen ein viel diskutiertes Thema, insbesondere im Zusammenhang mit der Inkraftsetzung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (EU-DSGVO) am 25. Mai 2018. Um den neuen, verbesserten Bestimmungen und Anforderungen des Gesetzgebers im Bereich Datenschutz und Archivierung gerecht zu werden, sind fortgeschrittene IT-Strukturen sowie strategische Konzepte erforderlich.

Die neue Rechtslage seit  Mai 2018 stärkt die Rechte aller Verbraucher in Bezug auf ihre informelle Selbstbestimmung und erfordert Anpassungen in allen Geschäftseinheiten, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Aufgrund der erhöhten Strafen, die Unternehmen bei Verstößen gegen die neue EU-DSGVO drohen, wird ein wirksamer Datenschutz zu einem wichtigen Erfolgs- und Wettbewerbsfaktor in  Unternehmen.

Der Einsatz von SAP ILM unterstützt Unternehmen und Behörden bei der digitalen Aufbewahrung, Sperrung und Löschung von Daten und Dokumenten in SAP sowie bei der optimalen Verwaltung von Live- und Archivdaten während des gesamten Lebenszyklus. Mit der Komponente SAP Information Lifecycle Management rationalisieren Unternehmen Ihre IT-Infrastruktur und schützen  Persönlichkeitsrechte von Verbraucherdaten. Sie können die Datenarchivierung und -speicherung sowie die Außerbetriebnahme von Altsystemen automatisieren und dabei die Gesamtbetriebskosten, das Risiko und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Einklang bringen.

Um ein effizientes Informationsmanagement zu starten, empfiehlt es sich mit einem Initial SAP ILM Workshop zu beginnen um wichtige Fragen zu klären:

Haben Sie in Ihrer IT-Infrastruktur einen vollständigen Überblick darüber, wie und wo Sie personenbezogene Daten in Ihrem SAP-System verarbeiten? Benötigen Sie eine Beratung zu den Funktionen und Vorteilen von SAP in Verbindung mit dem Information Lifecycle Management, zu den Voraussetzungen, der Implementierungsmethodik sowie dem Aufwand und dem Budget für ein solches Datenverwaltungsprojekt?

Die Vorteile der Nutzung von SAP ILM Modulen sind:

  • Archivierung veralteter Daten, um die Leistung Ihres SAP-Systems zu verbessern – und reduzieren Sie dabei die Datenbankgröße sowie Ihren Verwaltungsaufwand.
  • Unterstützung der Aufbewahrungsregeln für Daten und Informationen, indem Sie separate Archive erstellen, die auf den verschiedenen Datenlebenszyklen basieren.
  • Reduzierung von IT-Verwaltungskosten, indem Sie Systeme kombinieren und Altsysteme außer Betrieb setzen.
  • SAP ILM ermöglicht eine klare und langfristige Speicherung von Compliance-Audit- und Reporting-Funktionen für außer Betrieb genommene Systeme.
  • Kostenreduzierung und Risikominimierung rechtlicher Untersuchungen, indem Sie die Dateneingabe für Rechtsfälle automatisieren.

Das SAP-Modul unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung des Lebenszyklus der in SAP gespeicherten Informationen mithilfe der folgenden Funktionen des Information Retention Managements:

Bestimmung von ILM-Regeln: Sie können ILM-Regeln unabhängig definieren, z. B. Speicherregeln und Aufbewahrungsfristen, um die gesetzlichen Anforderungen korrekt in SAP abbilden zu können und diese Bestimmungen auf Live-Daten sowie auf bereits archivierte Daten anzuwenden. Entsprechend diesen Anforderungen und Prozesse können die Daten schließlich automatisiert archiviert werden.
Sperren von Daten: Daten können gegen vorzeitiges Löschen gesperrt werden, wenn sie beispielsweise für Rechtsfälle relevant sind oder für den Zugriff bestimmter SAP-Benutzer oder Mitarbeiter gesperrt werden sollen.
Löschung von Daten: Unter Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen oder Sperren aufgrund eines Rechtsfalls können Daten regelkonform gelöscht werden.
Darüber hinaus werden alle Daten auf einem ILM-zertifizierten WebDAV-Server archiviert, um die Unveränderlichkeit persönlicher Daten zu gewährleisten und ein vorzeitiges Löschen zu verhindern.

Die drei SAP-ILM-Module sind eine geeignete Lösung, um Ihre Daten automatisiert und somit einfacher und effizienter im SAP-ERP-System zu verwalten.

Funktionen von SAP ILM auf einen Blick:

Information Retention Manager

Mit Hilfe des Information Retention Manager können Regelsätze für die Aufbewahrungs- und Aufbewahrungszeit von SAP-Daten als Unterstützung für die automatisierte Archivierung und Löschung dieser elektronischen Daten erstellt werden. Über eine zertifizierte Schnittstelle kann SAP zusätzlich mit dem Archiv verbunden werden und die hier gespeicherten Daten können somit umfassend verwaltet werden. Darüber hinaus können Dokumente und Daten im System gesperrt oder gelöscht werden.

Erstellen von Regelsätzen: zeitliche Definition von Aufbewahrungsregeln (Sperrzeit) und Aufbewahrungsregeln (Löschzeit) von Daten.
ILM Store: Anbindung von ILM an das Archivierungssystem über das ILM-Datenarchiv oder die ILM-zertifizierte WebDAV-Schnittstelle.

Legal Case Management: Sperrung von Archivdateien aufgrund eines Rechtsfalls möglich, so dass die betreffenden Daten auch über die Aufbewahrungsfrist hinaus gespeichert werden können.

Löschen von Daten: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Stamm- und Bewegungsdaten automatisiert und regelkonform aus dem System entfernt.

Sperren von Daten: (Archivierungs-) Daten können über Berechtigungskonzepte gegen den Zugriff bestimmter Personengruppen gesperrt werden.

Information Retrieval Framework

Das Information Retrieval Framework dient dazu, die betroffene Person über ihre personenbezogenen Daten im SAP-System sowie deren Verwendung und Zweck zu informieren. 

  • Verfügbarkeit von Informationen für Auskunftsberechtigte: Suche und Abruf personenbezogener Daten möglich.
  • Alle in Ihrem System eingegebenen persönlichen Daten können Benutzern / Kunden sowie Zeit und Kontext der Dateneingabe zur Verfügung gestellt werden.
  • Personenbezogene Daten können in einem maschinenlesbaren Format an Kunden übermittelt werden.

Data Controller Rule Framework

Vereinfachung der Erstellung und Pflege von Regeln in Bezug auf Aufbewahrungs- und Aufbewahrungszeiten (z. B. können Regeln für ILM-Objekte über mehrere Buchungskreise hinweg erstellt und verwaltet werden).

Fazit: 

Nachdem SAP ILM in der Vergangenheit eher selten genutzt wurde, ist die Bedeutung des Moduls spätestens mit Inkrafttreten der EU-DSGVO im letzten Jahr schlagartig gestiegen. Die erhöhten Anforderungen aus gesetzlichen Vorschriften und die  Notwendigkeit eines verbesserten Risikomanagements haben die Situation stark verändert. Auch der Trend zur Harmonisierung und Konsolidierung von Systemlandschaften spielt mit hinein. Denn SAP ILM lässt sich nicht nur für Stilllegungen, sondern auch im laufenden Betrieb einsetzen.

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