Mainsite Standortbetreiber ICO Background

Mainsite - Success Story

Reintegration SAP HCM Payroll, Time and Travel

Integration der SAP-Anwendungen der Firmen Cordenka GmbH &

Co. KG, Enka GmbH & Co. KG und Enka International GmbH & Co.

KG in das bestehende System der Mainsite (Wechsel des Dienst-

leisters).

Ihre Wahl fiel dabei auf den naheliegenden Dienstleister Mainsite.

Die Herausforderung aus Projektsicht war dabei die Anforderung,

die Firmen in den bestehenden Mandanten und die Abläufe der

Mainsite zu integrieren, um so möglichst große Synergieeffekte er-

zielen zu können. Auch wenn es sich bei den absoluten Zahlen

der Personalstämme eher um kleine Firmen handelt, war die

Komplexität der Aufgabe doch extrem hoch. Bei den Firmen han-

delt es sich um Industriebetriebe mit angestellten und gewerb-

lichen Mitarbeitern, Schichtbetrieb mit komplexer Zeitwirtschaft

sowie Corona bedingter Kurzarbeit. Es bestanden große Unterschiede in den Lohn-, Zeit- und Spesenarten sowie den Verarbeitungsschemen und Regeln und den grundsätzlichen Einstellungen im Customizing. Die Stamm- und Verarbeitungsdaten sollten zwar ohne Rückrechnungsfähigkeit, aber mit einer 10- jährigen Historie migriert werden.

Kunde

 

Firma Mainsite GmbH & Co. KG

Betreibergesellschaft und Servicedienstleister im Industriecenter Obernburg (ICO)

Die Firma Mainsite GmbH & Co. KG ist unter anderem als IT-Dienstleister für die Hardware, den Betrieb und den Service der SAP-Anwendungen SAP HCM Payroll, Time und Travel verantwortlich.

Projektbeteiligte

 

Lenkungsausschuss:

Geschäftsführer der Cordenka, Bereichsleitung der Mainsite, Projektleitung Mainsite,  Projektleitung Triple A Consulting

 

Projektteam:

Projektleitung Mainsite, Projektleitung Triple A Consulting, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Personalservice Mainsite, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Triple A Consulting

Erweitertes Projektteam:

Leitung Personal und Leitung IT von Enka, Cordenka und ICIG (als Muttergesellschaft)

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Für Mainsite war ein Projekt dieser Größenordnung und Komplexität komplettes Neuland und uns war von Beginn an bewusst, dass wir diese Herausforderung nur durch externe Unterstützung erfolgreich meistern können. Mit der Triple A Consulting GmbH & Co. KG hatten wir einen ungemein kundenorientierten Partner mit langjähriger Projekterfahrung an unserer Seite, der sich von der Planung bis zur Umsetzung durch erstklassige Fachkompetenz, Zuverlässigkeit und großem Engagement auszeichnete.

- Jürgen Geis, Personalabteilung Mainsite, Projektleitung

Tools

 

Zur technischen Unterstützung der Projektarbeit hat man sich für Tools der Firma Accenture Software GmbH entschieden. Zum Einsatz kamen das Accenture Clone & Test Tool sowie für die Migration die Erweiterung Migration Pack. Das Accenture Clone & Test Tool in Verbindung mit dem Migration Pack unterstützt Unternehmen bei der Planung von SAP Releasewechseln, SAP Upgrades, der Zusammenführung unterschiedlicher SAP-Systeme (beispielsweise nach einer Fusion oder Übernahme) oder der Ausgliederung von Systemen im Falle der Veräußerung von Teilen des Unternehmens.

Mit dem Accenture Migration Pack lassen sich Datenfelder während der Umsetzung/Migration schnell und effizient zusammenführen und falls erforderlich konvertieren. Über die Konvertierungsregeln können auch komplexe Sachverhalte abgebildet werden. Darüber hinaus hat man die Möglichkeit, die generierten Umsetzprogramme durch eigenes Coding zu erweitern.

Mit diesen Tools konnte man sich über diverse Testmigrationen (Wiederholungsläufe) an die endgültige Migration herantasten und so den reibungslosen GoLive gewährleisten.

In ausgesprochen angenehmer und vertrauensvoller Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und Projektteam wurden für alle Anforderungen sinnvolle und praktikable Lösungen erarbeitet. Somit konnte das Projekt trotz der Corona bedingten Umstände planmäßig und zu vollster Zufriedenheit erfolgreich abgeschlossen werden.

- Jürgen Geis, Personalabteilung Mainsite, Projektleitung

Beschreibung

Nahezu direkt zu Projektstart kam noch ein neuer und ungebetener Player mit in das Projekt: Corona. Dieser Umstand hat uns dazu gezwungen, bis auf den Kick-Off und einen Workshop im Sommer das ganze Projekt über Microsoft Teams und Remote Zugriffe auf die SAP-Systeme durchzuführen.

Grundsätzlich wurde das Projekt in die Bereiche Projektleitung, Technik, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft und Reisekosten aufgegliedert.

Aufgrund der Pandemie Situation wurden nahezu alle Besprechungen, Jour Fixe und Lenkungsausschusssitzungen über MS Teams durchgeführt. Trotz aller anfänglicher Bedenken hat sich dieses Verfahren als ausgesprochen praxistauglich erwiesen. Der gewohnte persönliche Kontakt konnte durch die höhere Flexibilität und schnellere Verfügbarkeit ausgeglichen werden.

Im Bereich der technischen Migration hat man sich im Projekt für die Nutzung der Tools der Firma Accenture entschieden. Mit dem Migration Pack, einer Erweiterung zum weit verbreiteten Clone & Test, kann man den Altdatenbestand anhand vorgegebener Kriterien (z.B. Feldauswahl) analysieren und im Anschluss über die Definition von Umsetztabellen in die Struktur des aufnehmenden Systems überführen. So konnte die Migration in mehreren Testläufen immer wieder verbessert werden, so dass bei der produktiven Migration nur noch ein kleinerer Teil manuell nachbearbeitet werden musste. Insofern hat die Nutzung des Tools Zeitvorteile und Effizienzsteigerungen gebracht, die auch auf der Kundenseite das Vertrauen in den Übergang gesteigert haben.

Im Bereich der Entgeltabrechnung mussten die unterschiedlichen Lösungsansätze zwischen den beiden SAP-Systemen in mühseliger Detailarbeit angeglichen werden. Um die Komplexität ein wenig zu umreißen, seien hier nur die wichtigsten Aspekte stichpunktartig genannt:

  • Durchschnitte mit unterschiedlichen Bewertungsgrundlagen

  • Abwesenheitsbewertung

  • KuG

  • Formulare

  • ATZ

  • Lohnarten

  • Modifikatoren

  • Schemen und Regeln

  • Aliquotierung

  • Buchung in unterschiedlichen SAP-Systemen auf unterschiedlichen Instanzen

Ähnlich hat es sich im Bereich der Zeitwirtschaft verhalten. Obwohl alle Beteiligten sich im Bereich der tariflichen Regelungen der chemischen Industrie bewegen, gab es doch größere Unterschiede in den Zeitmodellen, den Schemen und Regeln, sowie nicht zuletzt natürlich auch in der Zeitlohnartenbewertung. Ebenso mussten die Formulare angeglichen werden. Obwohl die Firmen sich auf demselben Gelände befinden, wurde die Zeiterfassung unterschiedlich geregelt und musste im Rahmen des Projektes am 1.1.2021 um 0:00 Uhr unter Berücksichtigung neuer Personalnummern auf ein einheitliches Verfahren umgestellt werden. Zu guter Letzt hat sich der neue Dienstleister Mainsite entschieden, im Rahmen des Projektes seine Urlaubsverwaltung auf Kontingente umzustellen.

Im Rahmen der Reisekosten waren vergleichsweise nur geringere Anpassungen notwendig, wobei das Verfahren insgesamt auf die Anwendung von Pauschalen und eine Auszahlung im Rahmen der Entgeltabrechnung umgestellt wurde.

Die gute Mischung aus langjähriger Arbeits- und Projekterfahrung, sowohl auf Seiten des Kunden als auch auf Seiten des Beratungspartners, hohem persönlichen Einsatz, kurzen und direkten Entscheidungswegen sowie der Nutzung praxistauglicher Tools haben es uns trotz erschwerter Umstände erlaubt, das Projekt in time und in budget abzuschließen.

- Andreas Zibell, Geschäftsführung Triple A Consulting, Projektleitung

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